1. Partes y roles
La escuela es la responsable del tratamiento: determina las finalidades y los medios. DojoPro es el encargado: trata los datos personales por cuenta de la escuela y únicamente conforme a sus instrucciones documentadas, incluidas las transferencias internacionales.
Tratamientos permitidos: DojoPro trata los datos sólo para prestarle el servicio a la escuela, por su cuenta y siguiendo sus instrucciones: alojarlos, resguardarlos, protegerlos y dar el soporte que la escuela pida. No los vende, no los cede, no los usa para publicidad, para entrenar modelos ni para ningún fin propio. Sólo usa métricas agregadas y anonimizadas, que no identifican a ninguna persona ni escuela.
Si DojoPro entendiera que una instrucción infringe la normativa aplicable, se lo informará a la escuela sin demora y podrá suspender su ejecución hasta que se aclare.
2. Objeto, duración y alcance del tratamiento
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Objeto | Prestación del software de gestión de escuelas de artes marciales DojoPro |
| Duración | Mientras esté vigente la suscripción, más los plazos de conservación publicados |
| Naturaleza y finalidad | Alojamiento, almacenamiento, consulta, modificación y supresión de datos para gestionar alumnos, clases, asistencia, cuotas y comunicaciones |
| Categorías de interesados | Alumnos (incluidos menores de edad), adultos responsables, instructores, personal administrativo |
| Categorías de datos | Identidad y contacto, fecha de nacimiento, asistencia, progresión técnica, datos económicos y de pago, mensajes y publicaciones, y — sólo con consentimiento explícito — datos de salud e imagen |
3. Reparto de obligaciones
| Obligación | A cargo de |
|---|---|
| Base lícita para inscribir y tratar los datos del alumno | La escuela |
| Obtener el consentimiento del adulto responsable | La escuela, a través de la interfaz que proveemos |
| Verificar el vínculo del adulto responsable | La escuela |
| Pedir la aceptación de los textos vigentes y el consentimiento expreso a la transferencia a Estados Unidos | DojoPro, en el alta y en una pantalla que bloquea el ingreso hasta que se responde; lo da cada persona adulta y, por un menor, el adulto que lo inscribe o, en esa pantalla, su adulto responsable verificado |
| Responder pedidos de acceso, rectificación o supresión | La escuela, que recibe el pedido y le pasa a DojoPro los de eliminación; DojoPro los ejecuta, y le deriva a la escuela el mismo día los pedidos que reciba directamente |
| Decidir qué datos se cargan, para qué se usan y quién del equipo accede, y el uso que el equipo de la escuela hace de los datos, dentro y fuera de la plataforma | La escuela |
| Avisar de un incidente a las personas afectadas y, si corresponde, a la autoridad de control | La escuela; DojoPro notifica a la escuela sin dilación indebida |
| Seguridad de la base de datos, resguardos y control de acceso | DojoPro |
| Depurar los datos al vencer los plazos de conservación publicados | DojoPro, de forma automática y diaria |
| Inscripción de la base de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, cuando sea exigible | Cada parte, por la base que le corresponde |
4. Confidencialidad
Todo el personal de DojoPro con acceso a datos personales está sujeto a un deber de confidencialidad que subsiste tras el fin de la relación laboral o contractual, conforme a los arts. 9 y 10 de la Ley 25.326. El acceso a nivel de plataforma está reservado a las personas de una lista cerrada, y se revoca cuando dejan esa función.
Ese acceso es técnicamente amplio: alcanza los datos de todas las escuelas, incluidas las fichas de salud. DojoPro sólo lo usa para el soporte que la escuela pida, para atender un problema de seguridad o para cumplir una obligación legal. Cada lectura de una ficha de salud hecha desde la aplicación queda en el registro de auditoría, incluidas las del equipo de DojoPro.
5. Medidas de seguridad
Medidas técnicas y organizativas implementadas hoy:
- Cifrado en tránsito (TLS) en toda la aplicación y hacia la base de datos.
- Contraseñas almacenadas con hash bcrypt; nunca en texto claro.
- Comprobantes de pago, certificados de aptitud física, formularios de consentimiento escaneados y adjuntos de mensajes en un almacenamiento privado, accesible sólo mediante enlaces firmados de corta duración emitidos tras verificar permisos. Las fotos de perfil y los logos de la escuela y de los instructores se guardan en una dirección pública, difícil de adivinar pero visible para quien tenga el enlace.
- Un único punto de control de visibilidad por alumno, atravesado por toda lectura de la ficha de salud y de los datos sensibles asociados.
- Acceso por rol y por sede: el equipo ve su escuela, un instructor su propio grupo, un alumno sólo a sí mismo, y un adulto responsable a su hijo — la ficha de salud sólo con el vínculo verificado.
- Aislamiento entre escuelas a nivel de consulta, con filtros de alcance aplicados en el servidor y nunca en el navegador.
- Registro de auditoría de sólo agregado: cada lectura y modificación de una ficha de salud, cada acceso de un adulto responsable a los datos de un menor —concedido o denegado—, cada cambio en un vínculo de adulto responsable y cada exportación o eliminación de datos queda registrada con quién y cuándo.
- Sesiones que vencen a las 24 horas sin actividad; un cambio de rol, la baja de un vínculo o una eliminación de datos invalidan las sesiones afectadas en minutos.
- Depuración automática diaria de los datos cuyo plazo de conservación venció, incluidos sus archivos.
- Copias de resguardo administradas por el proveedor de base de datos, con recuperación a un punto en el tiempo.
Mejoras comprometidas y aún no implementadas, declaradas acá porque una escuela merece saberlas antes de firmar: cifrado a nivel de columna de la ficha de salud, y herramientas para que la escuela exporte o elimine todos sus datos por sí misma (hoy lo hace el equipo de DojoPro desde el área de administración, a pedido).
6. Subencargados
La escuela autoriza de forma general el uso de los subencargados publicados en la página de Subprocesadores. DojoPro les impone por contrato obligaciones no menos exigentes que las de este acuerdo y responde frente a la escuela por su actuación.
Toda incorporación o cambio se avisa con al menos 30 días de anticipación, con derecho de oposición fundada y, si no hay alternativa razonable, derecho a rescindir sin penalidad.
7. Asistencia al responsable
DojoPro asiste a la escuela, en la medida de lo razonable y considerando la naturaleza del tratamiento, para: atender los pedidos de los interesados; cumplir los deberes de seguridad, notificación de incidentes y evaluación de impacto; y aportar la información necesaria para demostrar el cumplimiento.
Si un interesado se dirige directamente a DojoPro, no responderemos por cuenta propia: derivamos el pedido a la escuela sin demora —el mismo día en que lo recibimos— y se lo informamos al interesado. Los plazos legales corren desde que la escuela recibe el pedido.
Cuando la escuela nos pasa un pedido de eliminación —de un alumno, de una cuenta o de la escuela entera—, lo ejecuta el equipo de DojoPro, y le informamos a la escuela qué se eliminó, qué se conservó y por qué.
8. Incidentes de seguridad
DojoPro notificará a la escuela sin dilación indebida —con el objetivo de hacerlo dentro de las 24 horas— desde que tome conocimiento de un incidente que afecte datos personales tratados por su cuenta.
La notificación incluirá lo que se sepa hasta ese momento: naturaleza del incidente, categorías y volumen aproximado de datos e interesados afectados, consecuencias probables, medidas adoptadas y contacto para el seguimiento. La información se completa a medida que avanza la investigación.
La ley argentina no fija hoy un plazo para avisar de un incidente a la autoridad ni a los afectados. Qué se comunica y a quién lo decide la escuela, como responsable; nuestro compromiso de notificarla sin dilación indebida está pensado para que pueda hacerlo a tiempo.
9. Transferencias internacionales
Los datos se alojan en Estados Unidos: la base de datos en Neon, sobre AWS (us-east-1), y la aplicación y los archivos en Vercel. Es una transferencia internacional en los términos del art. 12 de la Ley 25.326, hacia un país que no figura entre los que la autoridad argentina considera con nivel de protección adecuado (Disposición DNPDP 60-E/2016). La transferencia se apoya en el consentimiento expreso de cada titular (art. 12 de la Ley 25.326 y su reglamentación en el Decreto 1558/2001). DojoPro lo pide en el alta y, a quien ya tenía cuenta, en una pantalla que bloquea el ingreso hasta que responde, junto con la aceptación de los textos vigentes, y lo registra por persona y por versión de los textos. Por un menor lo da su adulto responsable: el que lo inscribe y, en esa pantalla, el que tiene el vínculo verificado por la escuela y autoridad plena; a un menor con acceso propio no se le pide. El servicio no puede prestarse sin ese alojamiento: a quien no da el consentimiento se le cierra la sesión, y si pide que se borren sus datos, el pedido sigue el camino del punto 7. Los acuerdos de tratamiento de datos que DojoPro tiene firmados con cada proveedor, que les imponen tratar los datos sólo según nuestras instrucciones y con medidas de seguridad, son una garantía adicional. DojoPro todavía no suscribió con ellos el contrato modelo de transferencia internacional por prestación de servicios que aprobó esa disposición (Anexo II); lo está evaluando, dentro de la revisión legal pendiente, como un resguardo complementario al consentimiento, y se lo va a informar a la escuela si lo firma. La escuela, como responsable, tiene que informar a sus alumnos y familias que sus datos se alojan en Estados Unidos; el Aviso de privacidad y la pantalla de consentimiento ya lo dicen.
10. Auditoría
DojoPro pondrá a disposición de la escuela la información necesaria para acreditar el cumplimiento de este acuerdo y permitirá auditorías, incluidas inspecciones, realizadas por la escuela o por un auditor que designe, con preaviso razonable, en horario laboral, una vez por año salvo que exista un incidente que justifique otra, y sujeto a confidencialidad.
11. Devolución y supresión
Al terminar la prestación, la escuela elige entre la devolución de los datos en un formato estructurado y de uso común, o su supresión, y puede pedirlo hasta 90 días después de la baja. El equipo de DojoPro ejecuta cualquiera de las dos desde el área de administración, dentro de los 30 días del pedido, y la supresión empieza siempre por entregarle a la escuela una copia completa de sus datos. En ausencia de instrucción, DojoPro suprime los datos de los sistemas activos a los 90 días de la baja.
Se exceptúa lo que la normativa obligue a conservar —los pagos, anonimizados y sin sus notas de texto libre, y los registros de consentimiento, por 10 años; las facturas y recibos emitidos, tal como se emitieron—, que se conserva por el plazo legal y sólo para esa finalidad. Cada sede queda como un registro vacío y cerrado al que apuntan esos registros. Antes de suprimir nada, DojoPro cancela en MercadoPago las suscripciones del equipo de la escuela que todavía puedan cobrarse y espera su confirmación. Las copias de resguardo las administra el proveedor de base de datos: se borran solas cuando vence su período de retención y no se restauran de forma selectiva.
12. Vigencia y prevalencia
Este acuerdo se aplica desde el alta de la escuela y mientras se traten datos por su cuenta. En caso de contradicción con los Términos del servicio en materia de protección de datos, prevalece este acuerdo.
Una escuela que necesite un ejemplar firmado, o una versión negociada de este texto, puede pedírnoslo al contacto del pie.