Acordo de tratamento de dados

1. Partes e papéis

A escola é a controladora: determina as finalidades e os meios do tratamento. A DojoPro é a operadora: trata os dados pessoais por conta da escola e apenas conforme suas instruções documentadas, inclusive quanto a transferências internacionais.

Tratamentos permitidos: a DojoPro trata os dados apenas para prestar o serviço à escola, por conta dela e seguindo suas instruções: hospedá-los, fazer cópias de segurança, protegê-los e dar o suporte que a escola pedir. Não os vende, não os cede e não os usa para publicidade, para treinar modelos nem para nenhuma finalidade própria. Usa apenas métricas agregadas e anonimizadas, que não identificam nenhuma pessoa nem escola.

Se a DojoPro entender que uma instrução infringe a legislação aplicável, informará a escola sem demora e poderá suspender sua execução até que a questão seja esclarecida.

2. Objeto, duração e alcance do tratamento

3. Divisão de obrigações

4. Confidencialidade

Toda a equipe da DojoPro com acesso a dados pessoais está sujeita a dever de confidencialidade que subsiste ao fim do vínculo trabalhista ou contratual, conforme os arts. 9 e 10 da Lei 25.326. O acesso em nível de plataforma é reservado às pessoas de uma lista fechada e revogado quando deixam essa função.

Esse acesso é tecnicamente amplo: alcança os dados de todas as escolas, inclusive as fichas de saúde. A DojoPro só o usa para o suporte que a escola pedir, para tratar de um problema de segurança ou para cumprir uma obrigação legal. Cada leitura de uma ficha de saúde feita pela aplicação fica no registro de auditoria, inclusive as da equipe da DojoPro.

5. Medidas de segurança

Medidas técnicas e organizacionais implementadas hoje:

• Criptografia em trânsito (TLS) em toda a aplicação e no acesso ao banco de dados.
• Senhas armazenadas com hash bcrypt; nunca em texto claro.
• Comprovantes de pagamento, atestados de aptidão física, formulários de consentimento digitalizados e anexos de mensagens em armazenamento privado, acessível somente por links assinados de curta duração emitidos após verificação de permissão. As fotos de perfil e os logotipos da escola e dos instrutores ficam em um endereço público, difícil de adivinhar, mas visível para quem tiver o link.
• Um único ponto de controle de visibilidade por aluno, atravessado por toda leitura da ficha de saúde e dos dados sensíveis associados.
• Acesso por papel e por unidade: a equipe vê sua escola, um instrutor seu próprio grupo, um aluno somente a si mesmo e um responsável seu filho — a ficha de saúde apenas com o vínculo verificado.
• Isolamento entre escolas no nível da consulta, com filtros de alcance aplicados no servidor e nunca no navegador.
• Registro de auditoria somente de inclusão: cada leitura e alteração de uma ficha de saúde, cada acesso de um responsável aos dados de um menor — concedido ou negado —, cada mudança em um vínculo de responsável e cada exportação ou eliminação de dados fica registrada com quem e quando.
• Sessões que expiram após 24 horas sem atividade; uma mudança de papel, a revogação de um vínculo ou uma eliminação de dados invalida as sessões afetadas em minutos.
• Expurgo automático diário dos dados cujo prazo de guarda venceu, inclusive seus arquivos.
• Cópias de segurança administradas pelo fornecedor do banco de dados, com recuperação a um ponto no tempo.

Melhorias comprometidas e ainda não implementadas, declaradas aqui porque uma escola merece saber antes de assinar: criptografia em nível de coluna da ficha de saúde, e ferramentas para que a escola exporte ou elimine todos os seus dados por conta própria (hoje a equipe da DojoPro faz isso na área de administração, a pedido).

6. Suboperadores

A escola autoriza de forma geral o uso dos suboperadores publicados na página de Suboperadores. A DojoPro lhes impõe por contrato obrigações não menos rigorosas que as deste acordo e responde perante a escola pela atuação deles.

Toda inclusão ou mudança é avisada com pelo menos 30 dias de antecedência, com direito de oposição fundamentada e, se não houver alternativa razoável, direito de rescindir sem multa.

7. Assistência ao controlador

A DojoPro assiste a escola, na medida do razoável e considerando a natureza do tratamento, para: atender pedidos dos titulares; cumprir deveres de segurança, notificação de incidentes e avaliação de impacto; e fornecer a informação necessária para demonstrar conformidade.

Se um titular procurar a DojoPro diretamente, não responderemos por conta própria: encaminhamos o pedido à escola sem demora — no mesmo dia em que o recebemos — e informamos o titular. Os prazos legais contam a partir do recebimento pela escola.

Quando a escola nos repassa um pedido de eliminação — de um aluno, de uma conta ou da escola inteira —, a equipe da DojoPro o executa, e informamos à escola o que foi apagado, o que foi mantido e por quê.

8. Incidentes de segurança

A DojoPro notificará a escola sem demora injustificada — com meta de 24 horas — a partir do momento em que tomar conhecimento de um incidente que afete dados pessoais tratados por sua conta.

A notificação incluirá o que se souber até então: natureza do incidente, categorias e volume aproximado de dados e titulares afetados, prováveis consequências, medidas adotadas e contato para acompanhamento. A informação é completada conforme a investigação avança.

A lei argentina hoje não fixa prazo para avisar a autoridade ou as pessoas afetadas sobre um incidente. O que se comunica, e a quem, é decisão da escola como controladora; nosso compromisso de notificá-la sem demora injustificada existe para que ela possa agir a tempo.

9. Transferências internacionais

Os dados são hospedados nos Estados Unidos: o banco de dados na Neon, sobre a AWS (us-east-1), e a aplicação e os arquivos na Vercel. É uma transferência internacional nos termos do art. 12 da Lei 25.326, para um país que não está entre os que a autoridade argentina considera com nível de proteção adequado (Disposición DNPDP 60-E/2016). A transferência se apoia no consentimento expresso de cada titular (art. 12 da Lei 25.326 e sua regulamentação no Decreto 1558/2001). A DojoPro o pede no cadastro e, a quem já tinha conta, em uma tela que bloqueia o acesso até haver resposta, junto com a aceitação dos textos vigentes, e o registra por pessoa e por versão dos textos. Em nome de um menor, quem o dá é o responsável: o que o matricula e, nessa tela, o que tem o vínculo verificado pela escola e autoridade plena; a um menor com acesso próprio ele não é pedido. O serviço não pode ser prestado sem essa hospedagem: quem não consente tem a sessão encerrada, e se pedir que seus dados sejam apagados, o pedido segue o caminho do item 7. Os acordos de tratamento de dados que a DojoPro tem firmados com cada fornecedor, que lhes impõem tratar os dados só conforme nossas instruções e com medidas de segurança, são uma garantia adicional. A DojoPro ainda não firmou com eles o contrato modelo de transferência internacional por prestação de serviços aprovado por essa disposição (Anexo II); está avaliando-o, dentro da revisão jurídica pendente, como uma salvaguarda complementar ao consentimento, e vai informar a escola se o firmar. A escola, como controladora, deve informar seus alunos e famílias que os dados deles são hospedados nos Estados Unidos; o Aviso de privacidade e a tela de consentimento já dizem isso.

10. Auditoria

A DojoPro disponibilizará à escola a informação necessária para comprovar o cumprimento deste acordo e permitirá auditorias, inclusive inspeções, realizadas pela escola ou por auditor que ela indicar, com aviso prévio razoável, em horário comercial, uma vez por ano salvo incidente que justifique outra, e sob confidencialidade.

11. Devolução e eliminação

Ao fim da prestação, a escola escolhe entre a devolução dos dados em formato estruturado e de uso comum ou sua eliminação, e pode pedir qualquer uma delas até 90 dias após o cancelamento. A equipe da DojoPro executa qualquer uma das duas na área de administração, em até 30 dias do pedido, e a eliminação sempre começa pela entrega à escola de uma cópia completa dos seus dados. Sem instrução, a DojoPro elimina os dados dos sistemas ativos 90 dias após o cancelamento.

Excetua-se o que a legislação obrigar a guardar — os pagamentos, anonimizados e sem suas notas de texto livre, e os registros de consentimento, por 10 anos; as notas fiscais e recibos emitidos, tal como foram emitidos —, mantido pelo prazo legal e apenas para essa finalidade. Cada unidade fica como um registro vazio e fechado ao qual esses registros apontam. Antes de suprimir qualquer coisa, a DojoPro cancela no MercadoPago as assinaturas da equipe da escola que ainda possam cobrar e aguarda a confirmação. As cópias de segurança são administradas pelo fornecedor do banco de dados: apagam-se sozinhas quando vence seu período de retenção e não são restauradas de forma seletiva.

12. Vigência e prevalência

Este acordo vale desde o cadastro da escola e enquanto houver tratamento de dados por sua conta. Em caso de contradição com os Termos de serviço em matéria de proteção de dados, prevalece este acordo.

Uma escola que precise de uma via assinada, ou de uma versão negociada deste texto, pode nos pedir pelo contato do rodapé.